この記事は、シリーズ「自分でできる法人決算 入門」の第3回です（全11回の流れ）。ひとり社長・マイクロ法人・合同会社など、自分の会社の記帳・決算・申告を自分で進めたい方に向けて、令和8年（2026年）11月時点の制度で説明します。
経費の仕訳の基本形
領収書の仕訳は、いつも同じ形です。左（借方）に何に使ったか（費用の科目）、右（貸方）に何で払ったかを書きます。費用が増えたら左、という第1回の決まりどおりです。
| 借方（左） | 金額 | 貸方（右） | 金額 | 摘要 |
|---|---|---|---|---|
| 旅費交通費 | 2,400 | 現金 | 2,400 | 電車 ○○→△△ 往復 打合せ |
| 新聞図書費 | 3,300 | 普通預金 | 3,300 | 業界誌 年間購読 口座振替 |
| 会議費 | 4,400 | 未払金 | 4,400 | 喫茶○○ 打合せ A社 山田様 2名 会社カード |
会社のクレジットカードで払った分は、引き落としの日まで払っていないので未払金にします。引き落としの日に、通帳から「未払金／普通預金」で消します（第4回）。科目の選び方は第2回、品目ごとの仕訳例は領収書の仕訳の例を参照してください。
社長が個人のお金で払ったとき（役員借入金）
小さな会社では、社長が個人の財布やカードで会社の経費を払うことがよくあります。このとき会社は、社長にそのお金を返す義務（負債）を負います。科目は役員借入金です。すぐ（たとえば月末に）精算するなら未払金でもかまいません。どちらにするか決めたら、毎回同じにします。
| 借方（左） | 金額 | 貸方（右） | 金額 | 摘要 |
|---|---|---|---|---|
| 消耗品費 | 8,800 | 役員借入金 | 8,800 | 家電店 プリンタ 社長個人カードで立替 |
| 借方（左） | 金額 | 貸方（右） | 金額 | 摘要 |
|---|---|---|---|---|
| 役員借入金 | 8,800 | 普通預金 | 8,800 | 社長へ立替分を精算 |
返さずに残しておくと、決算書の負債に「役員借入金」が残ります。会社がお金を借りている状態なので問題ではありませんが、残高と内容（いつの何の立替か）は分かるようにしておきます。設立前に社長が払った費用（登記の費用など）も、会社が負担するものなら同じように記帳します。
反対に、会社のお金で社長個人の物を買ったときは、会社が社長にお金を貸したことになり、役員貸付金（資産）になります。役員貸付金には利息の問題（認定利息）が出ることがあるので、私用の支払いに会社のお金を使わないようにし、使ってしまったら早めに精算しましょう。判断に迷うときは税理士に相談してください。
立替金・仮払金との違い
| 科目 | グループ | 使うとき | 仕訳の例 |
|---|---|---|---|
| 役員借入金 | 負債 | 社長（役員）が会社の分を払った・会社に貸した | 消耗品費／役員借入金 |
| 未払金 | 負債 | すぐ払う予定の代金（会社のカード、月末に精算する立替） | 会議費／未払金 |
| 立替金 | 資産 | 会社が、取引先・従業員など他の人の分を一時的に払った | 立替金／現金（あとで返してもらう） |
| 仮払金 | 資産 | 出張の前渡しなど、金額や内容がまだ決まっていない支払い | 仮払金／現金 → 精算時に旅費交通費／仮払金 |
「社長が立て替えた」を立替金で記帳してしまう間違いがよくあります。立替金は会社が返してもらう側（資産）、役員借入金は会社が返す側（負債）です。立替金・仮払金は、決算までに精算して残高を残さないのが原則です（第6回）。
インボイスの登録番号を確かめる
会社が消費税の課税事業者で、一般課税で申告するなら、仕入税額控除のためにインボイス（適格請求書・適格簡易請求書）を保存します。領収書にT＋13桁の登録番号があるか、国税庁の公表サイトで登録されているかを確かめます。
- 登録番号のない領収書（免税事業者など）でも、経過措置で一部を控除できます（2026年9月30日までは80%、2026年10月1日からは70%）。詳しくはインボイス制度の実務・経過措置70%の仕訳例
- 基準期間の課税売上高が1億円以下などの会社は、税込1万円未満の仕入ならインボイスがなくても帳簿だけで控除できます（少額特例）
- 3万円未満の電車・バスの運賃などは、インボイスがなくても帳簿に一定の事項を書けば控除できます
免税事業者の会社や、簡易課税・2割特例で申告する会社は、仕入のインボイスがなくても消費税の計算には影響しません（第11回）。ただし領収書そのものは経費の証拠として保存します。
領収書の整理と保存
- 保存期間: 帳簿と領収書・請求書は、確定申告の期限の翌日から原則7年（青色申告で欠損金が出た年は10年）
- 紙の領収書: 月ごと・日付順に台紙や封筒にまとめるのが探しやすい方法です。スキャンやスマホの撮影で電子保存するときは、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たすと、原本を捨てられます（スキャナ保存の要件）
- メール・Web で受け取った領収書・請求書: 電子取引のデータは電子のまま保存します（印刷して紙だけ残すのは不可）。電子取引データの保存方法
- 摘要: 飲食なら相手先と人数、物なら品目を書いておくと、決算と税務調査のときに説明できます
ISZ™ 仕訳AI ではこうなる
手で記帳すると、領収書を1枚ずつ見て、日付・金額・科目・支払方法を打ち込むことになります。ISZ™ 仕訳AI では、
- 「証憑アップロード」に領収書・請求書の画像や PDF をまとめて入れ、「AI仕訳を一括生成する」を押すと、AI が日付・金額・取引先・税率・登録番号・支払方法を読み取って仕訳にします。迷うものは理由つきで「要確認」になります
- 登録番号は「登録確認」で国税庁の公表データと照らし合わせ、登録中か、取消・失効していないか、名前が合っているかを表示します
- 支払元が分からない・社長が立て替えた支払いは、いったん未払金にして、「立替精算」でまとめて精算します。役員の分は「未払金／役員借入金」に、すぐ返すなら現金・普通預金からの払い戻しにできます
- スマートフォンで撮って送るための提出用リンク（QR）も作れます
まとめ
- 経費の仕訳は、左に費用の科目、右に何で払ったか（現金・普通預金・会社のカードなら未払金）
- 社長が個人のお金で払ったら、右は役員借入金（すぐ精算するなら未払金）。会社が他の人の分を払ったら立替金
- 登録番号を確かめ、領収書は原則7年保存。電子で受け取ったものは電子のまま
次の回: 第4回 通帳の仕訳と現金出納帳
AI の読み取り・自動の仕訳・通帳の照合は、有効な AI 枠があると止まらずに進められます。いちばん手ごろな自社ライト（年額9,800円・お支払い総額・AIの読み取り年500枚）ひとつで、AIの読み取りから決算・申告まで全部の機能が使えます（自社で決算・申告する方へ — 料金と機能。9,800円は初年度限定価格で、次回の更新から通常価格です）。登録すると AI枠100枚つき（1か月有効）で試せます（アカウントを作る）。
※税務上の判断は、必要に応じて税理士にご相談ください。
このシリーズの記事（自分でできる法人決算 入門・全11回）
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よくある質問
社長が立て替えた経費は、立替金と役員借入金のどちらですか？
会社から見ると社長にお金を返す義務（負債）なので、役員借入金（すぐ精算するなら未払金）です。立替金は、会社が取引先や従業員など他の人の分を一時的に払ったときに使う資産の科目で、向きが反対です。
役員借入金を返すときの仕訳は？
会社の口座から返すなら、借方 役員借入金／貸方 普通預金です。返済は費用ではないので、損益には影響しません。
役員借入金が残ったままでも問題ありませんか？
会社が社長からお金を借りている状態なので、残っていること自体は問題ありません。決算書と勘定科目内訳明細書（借入金の内訳）に残高が載るので、いつの何の立替かが分かるようにしておきます。
レシートと領収書のどちらを保存すればよいですか？
どちらでもかまいません。品目・金額・日付・相手先が分かるレシートのほうが、内容の説明に向いています。インボイスの要件（登録番号・税率ごとの金額など）を満たしているかは、どちらでも同じように確かめます。
領収書をなくしたらどうすればよいですか？
支払いの事実が分かる記録（カードの明細、振込の記録、出金伝票に日付・相手先・内容・金額を書いたもの）を残します。消費税の仕入税額控除は、原則としてインボイスの保存が必要なので、再発行を頼めるなら頼みましょう。
出典
- 国税庁 タックスアンサー No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法
- 国税庁 タックスアンサー No.6498 適格請求書等保存方式（インボイス制度）
- 国税庁 インボイス制度 適格請求書発行事業者公表サイト
- 国税庁 インボイス制度 少額特例（一定規模以下の事業者に対する事務負担の軽減措置）
- 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月）
更新履歴
- 2026/11/09: 公開
この記事は公表された法令・通達・国税庁などの資料にもとづく一般的な解説で、個別の税務相談に代わるものではありません。制度・料率は改定されることがあります。実際の申告・納付・給与計算では最新の資料をご確認のうえ、専門家にご相談ください。